Laatst had ik weer een NRVT-fieldaudit. ‘Blinde paniek!’ Tenminste, dat moet je dan hebben, toch? Nee hoor. Helemaal niet. Sterker nog: ik keek er zelfs naar uit.
Was ik dan niet bang dat ik dingen fout zou hebben gedaan? Ook niet. Ik wist eigenlijk wel zeker dat er verbeterpunten uit zouden komen. En juist dát vind ik interessant. Ik wil namelijk steeds beter worden in mijn vak als taxateur. In deze blog neem ik je mee in hoe zo’n desk- en fieldaudit in de praktijk verloopt, wat mij opviel en – belangrijker nog – wat jij ervan kunt leren.
Eerst: de deskaudit
In het kader van het Doorlopend Toezicht kreeg ik eerst een oproep voor een deskaudit. Daarbij werd mij gevraagd een overzicht aan te leveren van mijn taxaties van de afgelopen 12 maanden.
Het NRVT stelt hiervoor een eigen, vrij uitgebreid Excel-format beschikbaar. Als je, zoals ik, zo’n 350 tot 450 taxaties per jaar uitvoert, kan het behoorlijk wat tijd kosten om al die taxaties achteraf handmatig in dit format over te nemen. Gelukkig bleek dat in mijn geval ook praktischer te kunnen.
Vanuit mijn taxatiesoftware, Taxapi, kon ik eenvoudig een export maken van alle uitgevoerde taxaties. Die export heb ik in Excel wat opgeschoond door niet-relevante kolommen te verwijderen of te verbergen. Zo hield ik een duidelijk en overzichtelijk bestand over met mijn taxaties van de afgelopen 12 maanden.
Dit bestand heb ik vervolgens geüpload in de online auditomgeving van het NRVT en dat werd in mijn geval geaccepteerd. Mijn praktische tip is daarom: kijk eerst welke exportmogelijkheden jouw taxatiesoftware biedt voordat je alle gegevens handmatig gaat overnemen in het NRVT-format. Dat kan je behoorlijk wat werk schelen.
Vervolgens worden je dossiers geselecteerd
Uit het overzicht werden vervolgens drie taxatiedossiers geselecteerd. Die moest ik compleet aanleveren in de online auditomgeving. Via je taxatiesoftware zou je eenvoudig het complete digitale dossier moeten kunnen downloaden. Dat vul je vervolgens aan met je eigen stukken, zoals inmeetaantekeningen, schaduwberekeningen en andere relevante dossierstukken.
En daar zit direct een belangrijke les: je moet eigenlijk op ieder willekeurig moment van iedere taxatie die je hebt uitgevoerd direct het complete taxatiedossier kunnen aanleveren. Ga dus niet pas netjes archiveren zodra het NRVT aanklopt. Zorg ervoor dat ieder dossier vanaf het begin compleet, logisch en geordend wordt opgebouwd.
Dan de fieldaudit
Een deskaudit kan aanleiding geven tot een fieldaudit. De deskauditor heeft dan zaken gezien die nader besproken of onderzocht moeten worden. De fieldaudit vindt in principe plaats via Microsoft Teams en wordt opgenomen. De auditor begint met algemene vragen over jou als taxateur, je kantoor, je werkzaamheden en het soort taxaties dat je uitvoert.
Daarna begint het echte werk. Taxatierapport nummer één komt erbij en dat wordt samen met jou doorgelopen. Ga er maar vanuit dat de auditor inmiddels met een denkbeeldige gele marker door je rapporten is gegaan. Alles wat opvalt, vragen oproept of mogelijk niet helemaal klopt, komt voorbij. En ja: je zult dingen niet perfect hebben gedaan. Anders was er waarschijnlijk ook weinig te bespreken.
Bij een deel van de opmerkingen kun je prima uitleggen waarom je iets op een bepaalde manier hebt gedaan. Als jouw uitleg inhoudelijk klopt en je kunt je werkwijze goed onderbouwen, kan daarmee een vraag van de auditor zijn beantwoord.
Een voorbeeld: de Transitievisie Warmte
Een concreet voorbeeld is het onderdeel Transitievisie Warmte. In het taxatierapport staat de vraag: ‘Wat zijn de gevolgen van de Transitievisie Warmte voor de woning?’ In veel taxatierapporten wordt het antwoord op zo’n vraag tegenwoordig mede met behulp van AI opgesteld.
Dat hoeft op zichzelf niet het probleem te zijn. Maar jij bent en blijft de taxateur. De auditor wil dus kunnen vaststellen dat jij het antwoord inhoudelijk hebt beoordeeld en dat je hebt gecontroleerd of wat er in jouw taxatierapport staat daadwerkelijk juist en relevant is voor het getaxeerde object. AI kan je helpen bij je werk, maar jij blijft verantwoordelijk voor iedere zin die uiteindelijk in jouw taxatierapport terechtkomt.
Soms heeft de auditor gewoon gelijk
Bij andere vragen is er weinig discussie mogelijk: de auditor heeft simpelweg een fout of verbeterpunt ontdekt. Mijn belangrijkste tip: ga dan niet eigenwijs of opstandig zitten doen. Jij maakt fouten. Ik maak fouten. Iedere taxateur maakt fouten. Dat kan en dat mag. Veel belangrijker is hoe je ermee omgaat.
Durf gewoon te zeggen: ‘Dank je wel. Dat moet ik inderdaad beter doen. Ik neem die feedback mee en ga hier vanaf nu scherper op letten.’ Daar heb je uiteindelijk veel meer aan dan tien minuten proberen recht te praten wat eigenlijk gewoon krom is.
En voorgaande is misschien ook wel de belangrijkste les in deze blog die ik je wil leren. Probeer gewoon elke dag beter te worden in jouw vak als taxateur. Je krijg feedback tijdens jouw audit of jouw assessment. Doe hier iets mee. Leer hiervan. Zorg dat je beter wil worden. Ga niet gelijk in de verdediging schieten. Omarm feedback en denk even 10 seconden na voordat je gelijk reageert. Heeft de auditor of assessor een punt? Zo ja, bedank voor de feedback en zeg dat je dit gaat oppakken. Vergeet niet dat dit doorlopende toezicht er met name ook is om ons als taxateurs alsmaar BETER te maken in ons vak!
Maar je hoeft ook niet overal ja op te zeggen
Dat betekent natuurlijk niet dat je tijdens een audit overal braaf voor hoeft te knikken. Tijdens mijn audit werd ik bijvoorbeeld aangesproken op een werkwijze bij taxaties in verhuurde staat. Het NRVT wil die werkwijze kennelijk anders zien, terwijl ik kan aantonen dat ik exact de methode heb gevolgd zoals die tijdens een door de branche georganiseerde verdiepingscursus is gedoceerd. Dan mag je daar natuurlijk inhoudelijk het gesprek over aangaan. Sterker nog: dat hoort óók bij professioneel handelen.
Het verschil zit hem wat mij betreft in de houding. Niet vanuit je ego onmiddellijk in de verdediging schieten, maar luisteren, begrijpen wat de auditor bedoelt en vervolgens – als je daar inhoudelijk goede argumenten voor hebt – je eigen werkwijze onderbouwen.
Het grappige: 95% leren we je al bij Leren Taxeren
Wat ik vooral leuk vond om te constateren, is dat naar mijn gevoel zo’n 95% van de onderwerpen die tijdens mijn audit aan bod kwamen, precies de dingen zijn die we behandelen in de cursus van Leren Taxeren.
In die cursus zetten we de NRVT-auditor op humoristische wijze weleens neer als iemand die spontaan met je wil trouwen omdat jij zo’n stinkend goede taxateur bent: je dossier klopt, je onderbouwing klopt en je voert je kerntaken netjes uit. Dat is natuurlijk met een knipoog, maar de boodschap erachter is bloedserieus.
Vrijwel alle belangrijke focuspunten die tijdens zo’n fieldaudit voorbijkomen, zitten ook in onze cursus. Niet omdat je een trucje moet leren om ‘door een audit heen te komen’, maar omdat auditproof taxeren uiteindelijk gewoon betekent dat je je vak goed en aantoonbaar uitvoert.
Aanvullende tip 1: lees tuchtuitspraken
Het NRVT publiceert regelmatig tuchtuitspraken. Mijn advies: lees die. En kijk vooral naar uitspraken die relevant zijn voor jouw kamer, bijvoorbeeld de Kamer Wonen. Het is soms ongelooflijk om te lezen wat er in de praktijk misgaat. Sommige zaken gaan over relatief kleine fouten, maar er zitten ook dossiers tussen waarbij je je serieus afvraagt hoe het ooit zover heeft kunnen komen.
Juist daarom zijn die uitspraken zo leerzaam. Lees regelmatig een paar tuchtuitspraken en stel jezelf steeds de vraag: wat ging hier mis en hoe zorg ik ervoor dat dit mij nooit overkomt? Leren hoe het níét moet, is soms minstens zo waardevol als leren hoe het wel moet.
Aanvullende tip 2: durf NEE te zeggen
In onze cursus proberen we je niet alleen auditproof, maar ook assessmentproof te leren taxeren. En één van de belangrijkste lessen daarbij is ontzettend simpel: kun je iets niet? Weet je iets niet? Ligt een taxatie te ver buiten jouw kennis en ervaring? Doe het dan gewoon niet.
Ga niet Pippi Langkous spelen met: ‘Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.’ Denk aan taxaties in verhuurde staat, particuliere erfpacht, woon-winkelpanden, rechten van opstal, deels verhuurde woningen, objecten met afwijkende bestemmingen of heel bijzondere uitgangspunten rondom bijvoorbeeld dakterrassen, zolders of samenvoegingen. Weet je niet voldoende zeker hoe je zo’n opdracht vakbekwaam moet uitvoeren? Zeg dan gewoon nee.
Je hebt uiteindelijk meer plezier in je werk, verdient naar mijn overtuiging makkelijker je geld en – niet onbelangrijk – voorkomt slapeloze nachten omdat je jezelf in een dossier hebt gemanoeuvreerd dat je eigenlijk nooit had moeten aannemen. En nee, dat is niet zielig voor de opdrachtgever. Jij bent er niet om ieder vastgoedprobleem van een ander op te lossen. Jij bent er om als professioneel taxateur binnen jouw vakbekwaamheid en volgens de geldende kerntaken te handelen. Weten wanneer je een opdracht níét moet aannemen, hoort daar wat mij betreft nadrukkelijk bij.
En wat gebeurt er na de fieldaudit?
Na de fieldaudit krijg je niet onmiddellijk de definitieve uitslag. Eerst ontvang je een melding dat het concept-auditrapport klaarstaat. Je kunt dit rapport bekijken en krijgt de mogelijkheid om daarop jouw zienswijze of reactie te geven. Daarna wordt het definitieve auditrapport opgesteld.
Er zijn vervolgens grofweg drie mogelijke uitkomsten.
1. Goed of voldoende: dossier gesloten
Bij een beoordeling ‘Goed’ of ‘Voldoende’ wordt de auditprocedure in principe afgesloten. Je hebt voor dat moment voldaan aan de verplichtingen vanuit het Doorlopend Toezicht. Dat betekent niet dat het rapport geen aandachtspunten kan bevatten. De auditor kan aanbevelingen meegeven waarmee je jouw werkwijze verder kunt verbeteren. Wat mij betreft is dat juist de winst van zo’n audit.
2. Onvoldoende: verbeteren en opnieuw onder de loep
Bij ‘Onvoldoende’ of ‘Ruimschoots onvoldoende’ krijgt de audit een vervolg. Het NRVT kan een aanwijzing geven en je verplichten bepaalde verbetermaatregelen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan aanvullende scholing of intensiever toezicht op je werkzaamheden. Daarna kan een her-audit plaatsvinden om te beoordelen of je de geconstateerde tekortkomingen daadwerkelijk hebt opgelost.
3. Tuchtwaardig: mogelijk naar het Tuchtcollege
De zwaarste kwalificatie is ‘Tuchtwaardig’. Daarvan kan sprake zijn wanneer ernstige of structurele tekortkomingen worden geconstateerd, bijvoorbeeld rondom vakbekwaamheid, onafhankelijkheid of integriteit. Het definitieve auditrapport kan dan aanleiding zijn voor een tuchtklacht. Uiteindelijk is het aan het Tuchtcollege om daarover te oordelen en eventueel een maatregel op te leggen.
Mijn belangrijkste conclusie
Ik snap best dat je even schrikt als er een bericht binnenkomt dat je bent geselecteerd voor een NRVT-audit. Maar ik zou er niet met angst naar kijken. Als jij serieus met je vak bezig bent, je dossiers netjes opbouwt, je keuzes kunt onderbouwen en bereid bent om van fouten en feedback te leren, dan kan zo’n audit juist ontzettend waardevol zijn.
Ik weet zeker dat er uit mijn audit weer punten komen waarmee ik mijn eigen werkwijze verder kan aanscherpen. En dat is uiteindelijk precies wat ik wil. Want volgens mij moet je als taxateur nooit denken: ‘Ik weet inmiddels wel hoe het moet.’ Je moet blijven leren, blijven twijfelen, blijven controleren en blijven verbeteren.
En wil je leren hoe je vanaf het begin je taxaties zo uitvoert dat je niet pas zenuwachtig je dossiers gaat controleren zodra het NRVT aanklopt? Dan is dat precies waar we bij Leren Taxeren iedere dag mee bezig zijn.
